仕事を早く進めるんだ！と上司から指示を受けながら、各所に長文のメールで確認を取ったり、
忙しくてなかなか繋がらない人に何度も電話をかけたりしていませんでしょうか？
その状態、手間をかけている割に得られるものが少なく、仕事が進みません！
しかし、ビジネスチャットを使うだけで効率的にかつ、活発にコミュニケーションを取ることができ、
仕事を素早く、グングンと進めることができるようになります！
私の部署でも以前は、「直接話す」、「電話」、「メール」の3つの手段のみので、
ちょっとした内容の確認の際に、メールしても返ってこず、電話しても繋がらなずで、
回答が得られるまで、その仕事がストップすると言う事がよくありましたが、
ビジネスチャットを導入してからは、聞きたいことをすぐに聞くことができ、
ストレスなくスムーズに仕事を進めることができるようになりました！
と言う事で、この記事では、まずビジネスチャットとは何かを説明し、
その後、導入すべき理由3選とデメリットを紹介します。
この記事を読み終える頃には、ビジネスチャットがどんなもので、なぜ必要とされているのか、
またどうやったら効率的に使えるかが理解でき、あなたの社内のコミュニケーションが
効率化、活発化している未来が見えるはずです。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、文字通りビジネスで利用するチャットツールです。
個人でほとんどの人が使っているLineのビジネス版と考えて頂ければOKです。
メールよりも気軽に、素早く情報のやり取りができる点が最大のメリットです。
昨今のビジネスチャットは、メッセージのやり取りだけでなく、ファイル共有やWeb会議、
タスク管理に加え他の様々なアプリケーションとも連動させる事が可能なものもあります。
ビジネスチャット使うべき理由3選！ 最大の利点は効率化！
ビジネスチャットを使うべき理由は次の3つになります。
・コミュニケーションを効率化できる
・記録を見返しやすい
・仕事とプライベートを区別できる
それでは、一つずつ解説していきます。
【使うべき理由① コミュニケーションを効率化できる】
ビジネスチャットを使うべき最大の理由は、この記事のタイトルにも記載していますが、
「コミュニケーションの効率化」です。直接の対話、電話、メールとの3つの方法で
長年、コミュニケーションを取ってきたため、普段意識することはありませんが、
コミュニケーションは「やり取りする情報量」と「相手の反応をどこまで求めるか」
によって最適な手段が異なります。最適な手段が選べなければ、コミュニケーションの
効率は落ちていきます。
では、どのような場合に、どの手段が最適なコミュニケーションを取れるのか？
それは「やり取りする情報量」は多いか、少ないか、
また「相手の反応をどこまで求めるか」高いレベルを求めるか、低くても良いか
で合計4パターンに分かれます。この4パターンにそれぞれ最適なコミュニケーションの
手段を当てはめた場合が以下の通りとなります。
【情報量と相手の反応の要求レベルに応じた最適なコミュニケーションの手段】
ご覧の通り、左下の情報量が少なく、また相手の反応の要求レベルも低い場合については、
これまで最適なコミュニケーションの手段がありませんでした。
このオレンジ色の部分に当てはまる最適な手段が「ビジネスチャット」です。
もちろん座席が近ければ、直接の対話がベストですが、仕事で関わる人全員が近くにいる
わけではありません。よってオレンジ色の部分についても電話やメールで対応して来ましたが、
電話やメールの場合、コミュニケーションの効率が明らかに落ちます。
具体的には、電話の場合、何か別の仕事をしている相手の時間を奪ったり、
また電話が繋がらない場合は、繋がって回答が得られるまでその仕事がストップします。
メールの場合も同様で、相手がメールを開いて、返信が届くまで仕事がストップします。
一方でビジネスチャットはPCやスマホで通知が出るので、相手気づき易くすぐに回答が得られます。
今進めている仕事を止める必要がなくなるので、スムーズに仕事を進める事ができ、
結果、仕事の効率が上がります！ ビジネスチャットだけあれば良いと言っているのではなく、
直接の対話、電話、メールに加えてビジネスチャットも含めれば、
どんな状況でも最適なコミュニケーションの手段が取れると言う事が重要となります。
【使うべき理由② 記録を見返しやすい】
2つ目の使うべき理由は、「記録を見返しやすい」です。ビジネスチャットでは
相手やグループでのやり取りの結果がそのまま記録として残ります。
よって過去の記録を見返したい場合は、そのチャット内でキーワード検索をすれば、
誰がいつ、どんな発言をしたかすぐに探し出す事ができます。
メールの場合も、返信時に相手の文章を引用することで、ある程度は情報の塊に
なりますが、結局文章が長くなり過ぎて、どこに何が書いてあるのか分からなくなります。
電話の場合はもちろん記録に残らないので、電話とは別で記録を残す作業が必要になり、
手間がかかります。
以上より、ビジネスチャットを使うべき2つ目の理由は「記録を見返しやすいから」です。
【使うべき理由③ 仕事とプライベートを区別できる】
使うべき理由の3つ目は、「仕事とプライベートを区別できる」です。
現在は、ほとんどの人がスマホを持ち、Lineでやり取りできる時代ではありますが、
社員同士が個人情報を知っているとパワハラやセクハラ、情報流出などの
トラブルの基となりやすいです。
ビジネスチャットであれば、「会社の人に見られているかも」と言う抑止力が働き、
パワハラやセクハラが発生しにくくなります。
また仕事の関係のない相手に、仕事の情報を誤送信してしまう事も防げます。
以上より、ビジネスチャットを使うべき3つ目の理由は「仕事とプライベートを区別できる」です。
ビジネスチャットの3つの弱点
次は、ビジネスチャットの3つの弱点をご紹介します。
①コストがかかる
②無駄話が発生する
③通知が煩わしくなる
それでは1つずつ解説します。
【弱点① コストがかかる】
弱点の1つ目は「コストがかかる」です。ビジネスチャットを新しく利用する場合、
今までなかったツールとなるため、運用のコストがかかります。
運用コストのイメージは契約するアカウント数にもよりますが、以下の通りです。
・数百円〜1,000円/月：チャット機能だけ
・1,000円〜2,000円/月：チャット機能に加え、Web会議やファイル共有、タスク管理など
・ 〜5,000円/月：チャット機能をベースに他の多数のアプリケーションも利用可
ビジネスチャット自体が初めての利用であれば、チャット機能だけの安価なツールから
始めるのが良いかと思います。但し、将来を見据えて社内DXを進めていきたいのであれば
5,000/月程、コストはかかりますが、多数のアプリケーションと連動して利用可能な
「グループウェア」をオススメします！
代表的なグループウェアにはMicrosoft365や、Google Workspace、キントーンなどがあります。
これらのグループウェアを使いこなす事ができれば、社内全体の業務効率化を進められる事、
間違い無しです！
グループウェアの詳細については、本ブログの別の記事で改めてご紹介します。
【弱点② 無駄話が発生する】
弱点の2つ目は「無駄話が発生する」です。
私の持論ですが、おしゃべり好きな人は、チャット内でもおしゃべりです。
直接の対話と異なり、チャット内では無駄話をしているかどうかは見えませんので、
事前ルールを決めておく必要があります。
具体的なルールについては次の章でご紹介します。
【弱点③ 通知が煩わしくなる】
弱点の3つ目は「通知が煩わしくなる」です。ビジネスチャットの利用が進むと通知が
バンバン入ってきます。もちろん必要な通知にはすぐに返す必要がありますが、
頻度が高いと集中力が途切れてしまいます。こちらの弱点への対策としても
ルール作りが必要になります。
初めて利用する人ための4つのルール＋１
それではビジネスチャットを初めて利用する人のための4つのルール＋1をご紹介します。
こちらのルールを守ればトラブルを抑えつつ便利に利用を始める事ができます。
私が考える初めてビジネスチャットを利用するための4つルール＋１は以下の通りです。
①短文で送る
②返信は素早く
③グループチャットでは発信相手を明確に
④メッセージ送信は業務時間中に
＋1：「チャットの内容は管理者が確認可能である事」を利用者に伝える
1つずつ紹介します。
①短文で送る。
1つ目は「短文で送る」です。ビジネスチャットはメールのようにも長文も
送れますが、基本的には短文のやり取りになります。依頼する仕事の背景の説明などで、
長文での送信が必要となった場合は、そもそもビジネスチャットで送るのに
適していないと考えて下さい。この場合、ビジネスチャットの前に、対面や電話、
メールでのやり取りが必要です。仕事相手と十分な情報共有ができましたら、
次の段階としてビジネスチャットを利用して短文でどんどんやり取りして行きましょう！
②返信は素早く
2つ目は「返信は素早く」です。1つ目の「短文で送る」にも繋がりますが、
ビジネスチャットは相手からも短文で来ます。短文であれば回答もし易いはず
なので、できるだけ早く返信しましょう。
③グループチャットでは発信相手を明確に
3つ目は「グループチャットでは発信相手を明確に」です。大人数でグループ
チャットをしていると文章がどんどん流れていき、質問や返信をしても
誰のどの内容に対するメッセージなのか分からなくなる事があります。
よってグループチャットでは発信相手を明確にする事が重要です。
またビジネスチャットには相手だけでなく、特定のメッセージを選んで
返信する機能もありますので、こちらも使ってわかり易いやり取りを
心がけて下さい。
④メッセージ送信は業務時間中に
4つ目は「メッセージ送信は業務時間中に」です。ビジネスチャットはメールよりも
気軽に送れ、気軽に読めるため、つい業務時間外に送ったりしがちですが、
業務と業務以外はきちんと区別する必要がありますので、メッセージ送信は
業務時間中に行いましょう。また合わせて業務時間外に送ったメッセージは
次の業務時間が始まってから返信すると言うルールも合わせて定めましょう。
このルールは特に役職や年齢が上の人は気をつけましょう。
＋1：「チャットの内容は管理者が確認可能である事」を利用者に伝える
これは上記4つのルールには含まれませんが、ぜひ利用者に伝えて頂きたい点です！
ビジネスチャットは名前の通りビジネスのためのチャットであるため、
ビジネス以外では使わない事が前提となりますが、人間が使う以上、
仕事に関係の無い内容のやり取りや、パワハラ、セクハラに利用される事は多々あります。
「ビジネスチャットはビジネス以外の内容はやり取りしない事！」と
ルール決めをしても良いですが、それよりも抑止力を発揮するのは、
「チャットの内容は管理者が確認可能」である事を利用者に伝える事です。
どこまでの内容がビジネスなのかを厳密に定義する事は難しいですが、
社内の第三者に見られても問題ないかを利用者が意識して使えば、
自ずと節度を守って使われるようになります。
よって「チャットの内容は管理者が確認可能」である事を利用者に必ず伝えましょう。
まとめ
以上、「ビジネスチャット使うべき理由3選！社内のコミュニケーションを効率化しよう！」
と言う内容でお届けしました。ビジネスチャットを使うべき3つの理由は
・コミュニケーションを効率化できる
・記録を見返しやすい
・仕事とプライベートを区別できる
の3点です。対面での会話、電話、メールにはそれぞれ良さがありますが、同時に悪い点も
存在します。チャットが万能と言う訳ではなく、適した場面、タイミングでそれぞれ適した
手段でコミュニケーションを取ることが最も効率的になると言う事をご理解ください。
次の記事では私が使っており、最もオススメするビジネスチャットである
「Microsoft Teams」をご紹介しますので、こちらも合わせて読んで頂けたら嬉しいです。
以上
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