皆さん、Microsoft社のパワーポイント（PowerPoint）でプレゼン資料作っていますか？
プレゼン資料の作成ってとにかく時間かかりますよね。
私も数年前から毎月複数のプレゼン資料を作り続けていますが、
始めの頃は何時間かけても全然終わりませんでした。。。
もっと素早く、効率良く、資料作りはできないものか？
複数の書籍を読み、自分で試行錯誤した上で、私は3つのコツを編み出しました！
今ではこの3つのコツを意識するだけで、格段に早くプレゼン資料を作る事が
できるようになっています。
その3つのコツとは、
- パワーポイント上で使う「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」を事前に決める！
- アニメーションは使わない！どうしても必要なら動画を埋め込む！
- 自分だけのショートカットキーを登録する！
です。
この記事では、自分だけでできる「1人DX 第2弾」として、
「パワーポイントでプレゼン資料を素早く作るたった3つのコツ」をご紹介します。
最後まで読んで頂く事で、プレゼン資料が素早く作れるようになるだけでなく、
もう一つのメリットである伝わりやすいプレゼン資料が作れるようになる事、
間違いありません！ぜひ最後まで読んで頂けたらと思います。
なぜパワーポイントでのプレゼン資料の作成には時間がかかるのか？
まず、なぜパワーポイントでのプレゼン資料の作成には長い時間がかかるのでしょうか？
それは、パワーポイントは表現の自由度が高いからです。
パワーポイントでは、文字の大きさや色を変えるだけではなく、表や写真やグラフ、
またアニメーションなどありとあらゆるものを自分の好きなように設定することができます。
自由度が高過ぎるが故に、これらの設定をそれぞれ「毎回悩みながら決める」事に
時間がかかり、設定を盛り込み過ぎてしまい、
肝心の内容まで分かりにくくなると言うのが、誰もが通る道です。
「毎回悩みながら決める」事に時間がかかるのであれば、フォントや色をデフォルトから
一切変えず、図形も使わず文字だけにすると言う手段もありますが、
これではパワーポイントを使う意味がありません。
同じMicrosoft社のワードで十分です。
では、パワーポイントを使いつつ分かり易く、内容が伝わるプレゼン資料を効率良く
作るためにはどうしたら良いか？ それが初めに紹介した3つのコツです。
- パワーポイント上で使う「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」を事前に決める！
- アニメーションは使わない！
- 自分だけのショートカットキーを設定する！
次の章から具体的に3つのコツについて紹介します。
1. パワーポイント上で使う「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」を事前に決める！ オススメも紹介！
1つ目のコツは、パワーポイント上で使う「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」
を事前に決める！です。事前に決めておけば、どの設定が良いか都度悩む必要がなくなり、
プレゼン資料の作成にかかる時間が格段に早くなります！
それでは自分の好みで良さそうなものを片っ端から決めていけばいいのか？と言われると
そうではありません。もちろん伝わりにくい色やフォント、図形を選んでしまうと、
プレゼン資料全体が質の低いものになってしまいます。
そこでこの記事では、私がこれまでの資料作りで、試行錯誤の上たどり着いた、
決めておくべき7つの項目と、そのオススメをご紹介します。
| No | 項目 | オススメ | 理由と注意点 |
| 1 | 色使い | ・使う色は3色まで！ ・使う色と使用比率↓の通り １：オレンジ ３：青 ６：モノトーンカラー （白、黒、グレー） | ・色は多くなればなる程、見る側はどこを見て良いか 分からなくなり、結局伝わらない資料になってしまう まずは使う色を絞る！ ・最もPRしたい箇所をオレンジ、その次にPRしたい 箇所を青にするため、使用比率も必ず守る事！ ・このカラーでプレゼン資料全体を統一することで、 見る側はページが変わってもどこが重要か すぐに理解でき、内容が伝わり易くなる ・青とオレンジを選んだ理由は、この2色が補色 関係にあり、お互いを目立たせるから |
| 2 | フォント の種類 | ・MeriyoUIのみ | ・MeiriyoUIは漢字、ひらがな、アルファベット、 数字どれも見やすい！ ・アルファベット、数字とそれ以外で２種類の フォントの使い分けを推奨する書籍が多いが、 都度、設定が面倒なので必ず1種類のみにする。 |
| 3 | フォント の装飾 | ・太字のみ | ・目立たせようとして、斜体、影付き、囲み文字を 使うのはNG、使うのは「標準と太字」のみ ・見やすさ（視認性）も「標準と太字」がベスト！ |
| 4 | 文字を 囲う図形 | ・使うのはシンプルな四角のみ | ・円や楕円、雲型、ギザギザなど多くの文字を囲う 図形があるが、実際に入る文字数が少なく、 使いにくい（←調整に時間がかかる）ので、 使うのはシンプルな四角のみでOK |
| 5 | 矢印 | ・薄いグレーの三角形 | ・矢印は資料の流れをわかり易くするためのものであり、 矢印自体をPRする必要はないため、 決して形状、色で目立たせない事 |
| 6 | 表 | ・統一カラーでシマシマにしない ・罫線は薄いグレー ・目立たせたい部分のみ青か オレンジとする | ・目立たせたい部分とそうでない部分をきちんと 分ける事が重要 |
| 7 | グラフ | ・グラフの目立たせたい部分だけ、 青かオレンジにし、 それ以外のグラフはグレーにする ・メモリ線は細く、薄いグレー | ・同上 |
いかがでしょうか？
もちろん上記の項目を一つずつ、更に深く吟味すればもっと良い選択肢が出てくるかもしれませんが、
ここで最も大事なのは、各項目の設定を先に決めてしまって悩む時間を少しでも短くする事です。
上記のオススメから試して、もっと良い設定があれば自分流に変えてもOKですが、
選択肢が複数になって、悩む時間が発生しないようご注意ください！
2. アニメーションは使わない！どうしても必要なら動画を埋め込む！
2つ目は、アニメーションは使わない！どうしても必要なら動画を埋め込む！です。
会社に入って約15年、数百のプレゼン資料を見てきましたが、
ズバリ！効果的なアニメーションには出会った事がありません！（笑）
全てと言って良いほど、プレゼン資料内のアニメーションは作成者かその上司の自己満足です。
素人が自己満足で作ったアニメーションは、作るのにかけた時間と手間に対して、
本来の目的である「内容を伝える」と言う点で、効果がほとんどありません。
アニメーションを一生懸命作り込むぐらいなら、プレゼン資料を1日でも早く仕上げて、
上司や関係者に報告しましょう。その方が間違いなく感謝されます！
またどうしても動きがないと伝わらないと思うのであれば、スマホでその動きを撮影して、
パワーポイント内に埋め込みましょう。下手なアニメーションと比べ、
動画そのものの方が、作成の手間もかからず、絶対に伝わりやすいです！
3. 自分だけのショートカットキーを登録する！
3つ目は、自分だけのショートカットキーを登録するです。
エクセルだけでなく、実はパワーポイントにも非常に多くのショートカットキーが登録されています。
最初から登録されているショートカットキーを覚える事も、プレゼン資料の効率的な作成に
大きく寄与しますが、覚えるの大変ですよね！
ネットで調べたり、人から教えてもらったオススメのショートカットキーも
結局自分にとっては、出番が少なくて覚えられない！なんて事、良くあると思います。
では、自分で選んだ操作だったらどうでしょう？
自分が頻繁に行う操作だけをショートカットキーとして登録できたとしたら、
覚えられる気がしませんか？
自分だけのショートカットキーを登録するためには「クイックアクセスツールバー」
と言う機能を使います。クイックアクセスツールバーは自分が選んだ操作を
好きな数だけショートカットキーとして登録する事ができます！
もちろん一度登録してみて気に入らなければ削除してもいいし、
そのまま使わなくても誰にも怒られることもありません。
更に、登録したショートカットキーはパワーポイントの最上部に常にアイコンが表示されるので、
丸暗記する必要もなく、「Altキー」→「数字キー」の順で押す事ですぐに呼び出す事も可能です。
それでは具体的な登録方法をご紹介します。
まずはパワーポイントを開き、画面上にある「ホーム」→「その他」→「オプション」
→「クイックアクセスツールバー」の順でクリックします。次にコマンド選択の欄で
「すべてのコマンド」を選んだら、後はその下のリストから自分が登録したい操作を
クリックして「追加(A)>>」ボタンを押すだけです！
登録された順に1から番号が割り当てられ、Altキーの後に数字キーを押すことで、
いつでも呼び出せるようになります。
また「追加(A)>>」ボタンの一つ下にある「<<削除(R)」ボタンを押せば、削除も可能です。
クイックアクセスツールバーに初期設定で登録されている「上書き保存」や「戻る」、「更新」
を使わない方は最初に削除してしまいましょう。※消しても後から戻すことも可能です。
更に右側の▲と▼ボタンを押せば登録の順番を変更することも可能です。
全て選択し、順番も整理できたら画面下の「変更(M)…」をクリックして下さい。
これであなただけのショートカットキーの登録が完了です！
ちなみに欲張ってたくさん登録し、どの操作が何番だっけ？と忘れてしまっても、
全く問題ありません。クイックアクセスツールバーは「Altキー」を一度押したら、
左から順に番号が浮かび上がりますので、その後に「数字キー」を押すだけで、
あなたが登録したショートカットキーが発動します！
「Altキー」の位置がどうしても覚えられない！と言う方のための最後の裏技として、
クイックアクセスツールバーにあるアイコンを直接マウスでクリックすることで、
あなたが登録したショートカットキーを発動することも可能です。
但し、「Altキー」はパワーポイントだけでなく、パソコンでの作業全般で多くの
ショートカットを発動させる文字通り「キー」となりますので、
ぜひこの機会に押し慣れて頂きたいです！
もう一つのメリット、シンプルで分かりやすい資料になる！
この記事では、パワーポイントでプレゼン資料を素早く、効率良く作る3つのコツを
紹介しましたが、実は1つ目のコツである「パワーポイント上で使う
「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」を事前に決める！」
を実践することで、得られるもう一つのメリットがあります。
それは「シンプルで分かりやすい資料になる！」です。
私が社内で見てきた分かりにくいプレゼン資料に共通する問題点は「情報量の詰め込み過ぎ」です。
色、文字、図形、表、グラフ、写真など、1ページの中に詰め込み過ぎる事で、
何が大事なのか理解できないと言うパターンが最も多いです。
「情報量の詰め込み過ぎ」の最も分かりやすい例は「色使い」です。
過去の私もそうでしたが、文字は赤、グラフは青、矢印は黄色、次は何色を使えば
目立つかな・・・こうなると「目立たせたいもの同士」がケンカしてしまい、
結果「何も目立たない」状態となり、プレゼン資料は自然と分かりにくいものになっていきます。
これが最初から最後のページまで続く訳ですから、当然プレゼン内容が理解されるわけがありません。
一方で私が1つ目のコツで紹介したオススメでは、
「目立たせる」の上限を「オレンジ色で1割まで」と先に決めています。
これにより、ページの残りの部分を
「如何に目立たせなくするか」を考えるようになります。
では、どのように色、罫線、図形を目立たせなくすれば良いのか？
それが1つ目のコツの中にいくつも入っています。
これを実践する事で、見る側は「どのページでもオレンジが重要なんだ！」
と言うシンプルな思考になり、プレゼン資料の意図が明確に伝わるようになります！
1つ目のコツでお伝えしたオススメ項目を全て覚える事は大変かもしれませんが、
どこを目立たせないようにするかと言う意識を持ちながら、
プレゼン資料を作って頂けたら、きっとすんなりと実践できるようになるはずです！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
この記事では、パワーポイントでプレゼン資料を素早く、効率的に作る3つのコツを紹介しました。
その3つのコツとは、
- パワーポイント上で使う「色、フォント、フォントの装飾、図形、表、グラフ」を事前に決める！
- アニメーションは使わない！どうしても必要なら動画を埋め込む！
- 自分だけのショートカットキーを登録する！
です。
どれも簡単で意識するだけですぐに実践でき、確実に効果が実感ができるはずです！
皆さんもぜひ試してみて下さい！
以上
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