会社員の皆さん、会議してますか？ 会議中に寝てる人、内職している人多く無いですか？
会議は間違い無く、時間泥棒です！
会議の削減は、直接的には「DX」のD（デジタル）でも、X（トランスフォーメーション）でも
ありませんが、「DX」と言う、今まで行っていなかった業務に手を出す際には、
絶対に必要な時間確保の作業だと思っています。
しかも会議を減らすためには、新しいツールも不要で、コストもかかりません！
この記事では、現在進行形で「ムダな会議」たくさんしている私が働く会社の状況を説明し、
その会議の減らし方、5選を紹介します。がっ！私の会社もまだ取り組み始めたばかりです。
私の会社で実際に効果が出たら、このブログで改めてご紹介します！
目次
- 私の会社で行っているムダな会議とは
- 「毎月大人数で行っている相談会議」の問題点
- 続きは②で！
私の会社で行っているムダな会議とは
まずは私の会社で実際に行われているムダな会議の実例を紹介します。
私の会社で行っている最もムダな会議は、「毎月大人数で行っている相談会議」です。
各部署、担当者が持っている課題や数値の状況を報告して関係者に情報共有しつつ、
それに対して上長が、あーでもない、こーでもないと意見したり、しなかったりする会議で、
これが長年続けられています。何となく状況を報告して、何となく意見を言われ、
結論が出ないことも多いため勝手に「相談会議」と名付けました！
私が働く会社では、20〜100人が参加する相談会議が毎月15件ほど開催されます。
1回あたりの会議時間は大体3〜4時間です。もちろん、全員が相談会議に参加する訳では
無いのですが、偉い人ほど参加率が上がっていきます。
びっくりするぐらい、ムダな会議がたくさん開かれています。
次のブロックでは、この「毎月大人数で行っている相談会議」の問題点を整理します。
「毎月大人数で行っている相談会議」の問題点
- 目的が曖昧
- 会議が長い
- 参加者が多い
- PowerPointの資料が分かりにくい
- 「相談会議」がムダであると感じていない
1.目的が曖昧
私の会社で行っている「毎月大人数で行っている相談会議」の目的は、以下の３つです。
- 情報共有
- 議論
- 方針決定
勘の良い人は既にお気づきの通り、目的を欲張りすぎて、曖昧になっている事が
大きな問題です！目的がごちゃ混ぜになっているがために、情報共有ために
報告したつもりが、急遽議論が始まったり、議論の収集がつかなくなって
結局方針が決まらなかったりと言う事が日常茶飯事になっています。
2.会議が長い
2つ目の問題点は、会議が長い事です。私の会社で行っている相談会議で最も長いものは、
7時間かかるものがあります。丸1日会議となり、他の業務は一切できません。
もちろん長くなる事で、集中力も判断力も落ちますので、会議自体が非効率になります。
この「会議が長くなる」問題点の根本は1の「目的が曖昧」にも起因します。
「情報共有」、「議論」、「方針決定」の3つの目的に全て対応するために報告資料自体が
多くなり、更に1つの報告毎に議論が発生するため、会議時間が長くなっていきます。
事前に開催時間と報告内容を決めていても結局、議論が発生するために時間通りに会議が
進まなくなっていきます。
3.参加者が多い
私の会社で行っている「毎月大人数で行っている相談会議」は、「情報共有」が
目的の一つとなっているため、部署内の多数の人の参加が義務付けられています。
「情報共有」だけが目的で、短時間で終わるのであれば、参加者は多くなっても
問題ありませんが、直接関係の無い業務の「議論」を聞かされる事は、
ムダとしか言いようがありません。
4.PowerPointの資料が分かりにくい
私の会社で使われる会議資料は基本PowerPointです。プレゼン資料の作り方を勉強していない
人間が作る資料は兎にも角にも分かりにくいです。
慣れていない人ほど、情報を詰め込みすぎて、結局なにも伝わらない資料が
できあがってしまいます。
そして、PowerPointを使う問題点は、もう一つ、作る際に時間がかかる事です。
色やフォント、アニメーションとこだわり出したらキリがありません。
（基本こだわればこだわる程、伝わりにくい資料が出来上がる）
会議自体のムダを減らすことも重要ですが、会議前にもムダな時間が発生していることを
理解する必要があります。
5.「相談会議」がムダであると感じていない
私は社内のDX担当になった1年ほど前に、部署内で
「会議はムダなので、無くしましょう！ 減らしましょう！」
と上長の前でプレゼンした事がありますが、びっくりする程
無反応でした。。。
むしろ「もっと業務を推進させるために、情報共有と議論を！」と言う上長のかけ声により、
逆に「相談会議」が増えました。（ここまで来ると笑える、大丈夫かウチの会社、、、）
長年「毎月大人数で行っている相談会議」を続けて来た人ほど、この会議を重要視しており、
ムダがあるとは一切感じていないようでした。そう、会議にムダがあると感じていない事、
これこそが大きな問題点です。
続きは②へ
以上、私の会社で行っている最もムダな会議とその問題点になります。
次の記事で、具体的な会議の効率化方法、3選をご紹介しますので、ぜひご一読ください！
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