みなさん、離れた拠点とのデータ共有できていますか？
まさか、大人数にメールを送って、返ってきたファイルからデータを一つずつ転記していないですよね？
私の会社も5年ほど前まで、手作業で集計してましたが、今は集計作業そのものが無くなりました！
なぜなら「ファイル共有サーバ」に変えたからです。
「ファイル共有サーバ」なら、離れた拠点や出張先からも社内のデータにアクセスでき、
皆で1つのファイルを編集、共有する事ができるからです。
この記事では私が働くアナログ会社でも定着した「ファイル共有サーバ」について記載します。
目次
- ファイル共有サーバとは
- メリット
- デメリット
- うちの会社の使用状況
- まとめ
- 余談
ファイル共有サーバとは
離れた拠点や出張先からもネットワークを通じて、会社のデータを共有・編集できるサーバです。
ファイル共有サーバには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型のファイルサーバーは、オンライン上のファイルサーバーに、
場所を問わずにアクセスできる点がメリットです。
自社でファイルサーバを用意する必要が無いので、安く始められる点が大きなメリットです。
他のアプリやソフトウェアとの連携もし易いです。
オンプレミス型のファイルサーバーは、ネットワークやインフラなどを社内構築する方法です。
ローカルネットワークに接続が制限されますが、ファイルサーバーを自社でカスタマイズ
できる点がメリットです。
メリット
- メールで送れない大きなデータもやり取りできる。
- 拠点毎に複数の同じデータを保存する必要が無い。
- ファイルの編集を共同で行える。
- クラウドを利用すれば低コストで始められ、バックアップも自動。
- ユーザー側の導入のハードルが比較的低い。
1.メールで送れない大きなデータもやり取りできる。
分割すればもちろんメールで送れるけど、それ面倒ですよね！ファイル共有サーバなら
容量気にせず、ドラッグ＆ドロップでぽんっ！です。
2.拠点毎に複数の同じデータを保存する必要が無い。
サーバが分かれていると部署や拠点毎に同じファイルを、それぞれで保管する必要がありますが、
保管作業、面倒ですよね、そして後でやればいいやと言って大体忘れますよね？ 人間だもの(笑)
ファイル共有サーバなら誰か一人が代表してファイルを保存すれば、後の人はいつでも
そこに見にいけます。もちろんそこから更に進んで「ファイルの自動保存」ができるとよりGood！
※「ファイルの自動保存」の詳細についてはまたの機会に。
3.ファイルの編集を共同で行える。
社内でアンケートを取る時、メールで依頼して来た回答を集計用ファイルにせっせと
転記してませんか？ 転記ってほんとムダですよね。
「ファイル共有サーバ」があれば、集計用ファイルを用意して、回答者にそこに直接書き込んで
もらうことで、「期限が来たら勝手に完成している！転記しなくていいんだ！」となります。
集計作業が多い、総務や経理、企画などの管理系の人は絶対楽になります。
4.クラウドを利用すれば低コストで始められ、バックアップも自動。
うちの会社はまだクラウド型のファイル共有サーバに手を出せていないので、
まだ憧れではありますが、
クラウドならば、初期費用が安く始められやすいと言うメリットがあります。
また信頼できる業者に頼めば、セキュリティも高く、バックアップもありデータが消える心配が
ありません。
5.ユーザー側の導入のハードルが低い。
最後のメリットが「ファイル共有サーバ」はユーザー側の導入のハードルが低い事です。
そもそもユーザーは、Aに保存していたものをBに保存するだけで業務自体はほぼ変わらないため、
ユーザー側の抵抗が小さかった印象です。手順そのものを変えるツールはもっとユーザー側の
抵抗が大きくなります。
デメリット
ここからはデメリットを紹介します。
- 初期費用・ランニングコストがかかる
- 導入に手間がかかる
- バックアップが必要
1.初期費用・ランニングコストがかかる
ファイル共有サーバの設置時には、サーバ機器の購入にかかる費用や社内環境の構築、
初期設定などの導入コストがかかります。
また、導入後のランニングコストにも注意が必要です。ライセンス費用やハードウェア、
ソフトウェアのメンテナンス費用、サーバの稼働や空調のための光熱費などもかかります。
2.導入・管理に手間がかかる
導入時の初期設定や、導入後もアクセス権設定など継続的に管理をしていく必要があります。
3.バックアップが必要
導入にはファイル共有サーバの設置が必要で、ファイル共有サーバは機械であるため、
故障のリスクがあり、故障した場合、データが消えます。
ファイル共有サーバが故障すると業務が完全に止まってしまうため、
必ずバックアップを取るようにしましょう。
うちの会社の使用状況
次は、実際にファイル共有サーバを使っている私の会社の状況です。
導入当初は、「え、別の場所に保管しなきゃいけないの？めんどくさ！」と言うことで、
なかなか広まらなかったのですが、企画部隊が部内の会議資料の保管場所を強制的に移した事で
イヤイヤながら利用を始めました。
ところが使い始めたら、会議資料の差し替えでいちいち送っていたメールは、送る必要が
なくなったし、過去の資料も企画部隊にもらわなくてもいつでも見に行けるし、出張時も
都度丸っとデータをUSBにコピーして持って行ったのが、外からいつでもアクセスできるし、
と言うことで、徐々に「ファイル共有サーバ便利だぞ！」となっていき、定着しました。
5年経った今では、ユーザー側から「海外からもアクセスできるようにして欲しい！」と言う意見も
上がるほどになっています。
まとめ
上に記載の通り、導入時や管理の手間やコストはかかるものの、ファイル共有サーバは情報の
共有と保管の面でメリットが大きいと言えます。まだ導入していない企業で検討中の方は、
ぜひDXの始めの一歩として、「ファイル共有サーバ」の導入を検討してみて下さい！
余談
話は少し逸れますが、そもそもデータを自分のPCに保存している方、危ないですよ！
PCが紛失したり、壊れたらもちろん会社の損失にはなりますが、そもそも自分で作った資料や
ファイルが消えたら、凹むのは自分です。あと、「過去の資料が無い！」となって、
後任の方が困ります。
保存先は会社が決めた、バックアップを取っている場所に保存するクセを、
普段からつけておきましょう。
以上
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