DXオススメ本、第4弾はこちら、株式会社インプレスから発売された
「無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた」です！
著者は元山 文菜さんです。
今回は、新しいビジネスモデルや企業風土を生み出す本当の意味での「DX」とは異なりますが、
「アナログな会社だけど、これからDXを進めたい！」と考えているDX担当者や
「毎日、忙しいので、少しでも効率化して、早く帰りたい！」と考えている方に絶対必要な、
「ムダ作業」の事例と解決策を100個まとめた本書を紹介します！
「ムダ作業」はどの会社でも必ず発生し、放っておけば増え続けます！
まずは、本書を読んで、会社にはどんなムダ作業があるのかを理解しましょう。
その後、紹介されている対策を実行する事で、確実にあなたの仕事が昨日よりラクになります！
また「ムダ作業」の元となる紙から脱却し、データを扱う事が、
「DX」への第一歩となりますので、ぜひ本書を参考にして頂けたらと思います！
読んでみた結果
私は300人の部署のDX担当者として、部署全体のDX課題に取り組んでいます。
せっかくなので、本書を読んで紹介されている「ムダ作業100個」を、
自分の身の回りの状況に当てはめて「対策済み」、「出来てないが対策予定」、
「出来ておらず対策予定もなし」の3つに分類してみました。
結果が↓こちらです。
| 対策済み | 27 |
| 出来ていないが対策予定 | 19 |
| 出来ておらず対策予定もなし | 54 |
素直な感想として、「対策済み」の27個と「出来てはいないが対策予定」の19個を足した計46個が
本書に掲載されており、自分の活動の方針が間違っていないと言う、嬉しい気持ちがあった反面、
「出来ておらず対策予定もない」項目が54個もあると言う、悔しさも感じました。
また「出来ておらず対策予定もない」項目がなぜ54個もあるのか分析をしてみたところ、
ある特定の項目が多く抜け漏れている事がわかりました。
それは「仕事に対する姿勢や考え方」によって発生している「ムダ作業」の中で
解決策にデジタルを用いない項目です。
私はDX担当者のため、デジタルを使った解決策を中心に考えてしまいますが、
本来であればデジタルを使わなくても、考え方一つで「ムダ作業」を減らす事は可能です。
また考え方一つで「ムダ作業」を減らせると言うことは、
すぐに実行でき、実行するための費用も掛からないと言う大きなメリットがあります。
本書を読んで、この考えに気づけた事は本当に良かったと感じました！
ちなみに本書を読んで、「あ、これムダ作業だったんだ！」と気づいたのは、
「ルールのためのルール作り」と「万が一しか起こらない事もルール化」です。
私の会社では、何か新しい事を始めようとするとすぐに「ルール作り」と
「申請書作り」が始まります。
私の会社で新たな「ルール作り」が始まると重箱の隅をつつくような質問が次から次に出て、
いつまで経ってもルール作りが終わらず、「万が一」をてんこ盛りにした
「暫定ルール」が長期にわたって運用されることがあります。
お堅い業種のため、「安全サイドに偏った暫定ルール」には
とにかく足を引っ張られる事が多いです。
会社の「規定」を作る部署ではないので、 そちらには手は出せませんが、
私の部署の範囲内では、「何かあればすぐにルール作り」はしないよう、
気をつけたいと思いました！
本書に書いていなかった4つの「ムダ作業」
次は、私が会社で進めている「ムダ作業」への対策として、
本書には出てこなかった4つの項目を紹介させて頂きます。
本書と合わせて、ぜひ「ムダ作業104選」として覚えて頂けたらと思います！
（キリが悪いですが、、、）
101_見積りが手動
自社ではありませんが、外注先や原料の購入先では、今だに「計算機」で見積を
計算している企業があります。長年使い慣れていて、計算も早いですが、
「計算機」は記録に残らず、ミスしたかどうかの確認もしにくいです。
せめて「エクセル」を使って記録を残すようにしましょう！
（今は色々便利なクラウドサービスもあるので、こちらでも全然OKです）
102_パワポでの発表
私の会社では、会議があると何かと「パワポ」で発表させられます。
「パワポ」は一見、便利なプレゼンツールですが、資料を作るのにはとにかく時間がかかります！
会議の内容や出席メンバーによって、
プレゼンを「エクセル」や「ワード」で代用してみましょう！
103_同じような内容をバラバラの書式で資料作成
次も会議に関連しますが、同じような内容をバラバラの書式で資料作成している
ケースがあります。書式がバラバラだと、資料作成時にそれぞれ個別に資料の構成や
デザインを考える時間が必要となり時間がかかる一方で、
報告を聞く側もバラバラの書式は、理解するためのハードルが上がり、疲れます。
同じような内容で報告する場合は、書式を統一しましょう！
104_ツール同士の連携がない
最後はツール同士の連携がないです。例えばスケジュール管理ツールが連携されておらず、
単独で使用している場合、メールやチャットで受けた仕事を、
自ら手作業でスケジュール管理ツールに入力する必要がありますが、
スケジュール管理ツールとメールやチャットが連携している場合は、
メールやチャットの内容を直接スケジュールとして登録する事が可能です。
ツール同士を連携させる事で便利さが1段アップしますので、
ツールを新しく導入する場合は、既存のツールとの連携ができるかも意識して選びましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？ 本書「無くせる会社の無駄作業100個まとめてみた」は
「これからDXを進めたい！」や「業務効率化して早く帰りたい！」と考えている人向けに、
「自分の身の回りには、どんなムダ作業があるのか？」に気づく事ができる1冊となっています。
加えて、この記事では本書に掲載されていなかった「4つのムダ作業」を更に追加しています。
あなたの仕事を昨日よりラクにしてくれますので、ぜひ本書を読んで実践してみて下さい！
以上
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